La Oficina Gestora de Procesos del Órgano Judicial en la pandemia por COVID-19

Luis Esteban Ortiz Flores


A más de un año del funcionamiento escalonado de la Oficina Gestora de Procesos dependientes del Tribunal Supremo de Justicia, es necesario revisar cuál es su objetivo y estructura y sobre todo resaltar el pilar fundamental en la que se consolido, para permitir el acceso a la justicia en la época de la pandemia causada por el COVID-19.
La Oficina Gestora de Procesos creada por la Ley No. 1173, con base en los arts. 56 bis y 112 bis, es una instancia u organización administrativa de carácter instrumental del Órgano Judicial y sustentada en la separación de funciones jurisdiccionales de las funciones administrativas. Tiene por finalidad optimizar la gestión judicial, el efectivo desarrollo de las audiencias y favorecer el acceso a la justicia, constituyéndose en un soporte y apoyo a la actividad jurisdiccional.
Esta tiene una dependencia orgánica del Tribunal Supremo de Justicia y una dependencia operativa de igual manera de dicho Alto Tribunal. Esta unidad administrativa de apoyo jurisdiccional se sustenta en los principios de desformalización, celeridad, eficiencia, eficacia, racionalidad, transparencia, coordinación, vocación de servicio público responsable y mejora y actualización permanente. Esta conformada por una Oficina Gestora de Procesos Nacional y nueve Oficinas Gestoras de Procesos Departamentales, existiendo Oficinas Gestoras, en ciudades intermedias como en Yacuiba, Montero, Riberalta, Quillacollo y Sacaba.
Está conformada, por servidores públicos de naturaleza administrativa gerencial, con probada idoneidad y formación profesional en: gestión, organización y administración pública sus funciones específicas están previstas en el reglamento y protocolos de actuación.
Con la creación e implementación de las Oficinas Gestoras de Procesos, a nivel nacional, la Ley N° 1173, se incorporó un cambio sustancial al modelo de gestión de despacho judicial; que, hasta antes de la vigencia de la Ley, estaba regentado por el Juez. Al crear esta unidad administrativa, la Ley busca que toda la función administrativa del proceso penal, sea competencia y atribución privativa de la Oficina Gestora, lo que de igual manera se refleja en la previsión del art. 56 de la Ley N° 1173, donde se observa la facultad de los secretarios de juzgados en materia penal, para emitir resoluciones de mero trámite, lo cual, sin duda, implica un cambio del modelo de gestión de despacho.
Esta Oficina tiene tres grandes tareas dentro el proceso penal: 1) El agendamiento de audiencias, 2) La recepción, sorteo y asignación de causas nuevas, memoriales y documentos externos, y 3) Las notificaciones, con ello se pretende que el principio de oralidad se efectivice en audiencias, agendadas, preparadas y notificadas por dicha unidad, esperando que el Juez, pase más tiempo en audiencia, que preocupándose de la preparación y convocatoria de dichos actuados judiciales.
Es importante remarcar, que la implementación de estas Oficinas a nivel nacional concluyo en febrero del 2020, debiendo arrancar en marzo de la misma gestión, una segunda etapa de consolidación, lamentablemente esta segunda misión, quedo truncada por la declaratoria de cuarentena por efecto del COVID-19; sin embargo, la Oficina Gestora de Procesos, encabezo un desafío mucho más importante en la época de la pandemia, en donde las restricciones impedían que personas, abogados, fiscales y otros, concurran de manera presencial a estrados judiciales, pues al ser una Oficina que incorpora y utiliza las TIC´s, para el desarrollo de sus funciones, se constituyó en la punta de lanza del Órgano Judicial para poner en marcha y operativizar las audiencia virtuales de todo el territorio nacional, inicialmente de materia penal y luego en otras materias. Está claro que la primera experiencia fue un poco rechaza en el mundo litigante, pues fue un cambio transcendental en la administración de justicia, el cual debía producirse de manera gradual, pero por la emergencia sanitaria, se la implemento de forma directa, ello implico un proceso de adecuación muy rápido a la era tecnológica, no solo de los Juez, sino de todos los operadores de justicia, quienes de manera apresurada tuvieron no solo modernizar sus equipos informáticos, sino también adquirir ciertas habilidades y destrezas que no se las adquiere sin una debida capacitación y práctica; no obstante, el tiempo dio la razón de existir de estas instancias administrativas y tecnológicas del Órgano Judicial, a un inicio no aceptadas, pues fue la Oficina Gestora de Proceso, que presto todo el soporte técnico-administrativo, no solo a los Jueces y secretarios de Juzgados, sino también a los abogados litigantes, Ministerio Publico, Policía Nacional, Defensa Publica y toda persona o institución privada o pública que tiene relación con el sistema de justicia penal de nuestro Estado, para ello el Órgano Judicial puso a disposición de los operadores del sistema penal una plataforma de videoconferencia y también ejecuto a la cabeza del Tribunal Supremo de Justicio, un plan de capacitación masivo abierto, que se replica hasta la fecha de acuerdo a las necesidades que se van presentando.
Con ello la justicia en materia penal ha dado un paso significativo, para descongestionar el sistema de justicia y sobre todo a implementado una oficina tecnológica y administrativa que a través de ella, permite realizan muchos actuaciones judiciales desde la comodidad de su oficina u hogar, y en este escenario de pandemia, se cuida la salud de todos; sin embargo, aún falta por construir un expediente digital totalmente interactivo, para ello, la interoperabilidad entre sistemas informáticos, es un desafío enorme de todas las instituciones que componen el Órgano Judicial; no obstante, el primer paso ya se dio y el cambio ya es inevitable.